Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, việc số hóa các thủ tục hành chính là mục tiêu hàng đầu mà Nhà nước đặt ra. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), sự giao thoa giữa các quy định mới về định danh điện tử và quản lý lao động nước ngoài đã vô tình tạo ra những rào cản về thủ tục hành chính, làm ảnh hưởng đến hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

1. Vướng mắc thực tế: Giấy phép lao động – Thẻ tạm trú – Định danh điện tử của tổ chức:

Theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản do Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh đã tạo lập cho tổ chức chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Vì vậy, từ ngày 01/7/2025, tổ chức cần đăng ký tài khoản định danh điện tử để thực hiện các dịch vụ công, thủ tục hành chính trực tuyến theo quy định.

Bên cạnh đó, theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động thực hiện thủ tục đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Do đó, việc thực hiện các thủ tục này yêu cầu doanh nghiệp phải đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử của tổ chức.

Trong thực tiễn áp dụng các quy định trên, một chuỗi vướng mắc liên kết có thể phát sinh đối với một số doanh nghiệp FDI qua các bước sau:

• Bước 1: Để nộp hồ sơ liên quan đến Giấy phép lao động trên Cổng dịch vụ công quốc gia, doanh nghiệp phải có tài khoản định danh điện tử của tổ chức đã được đăng ký và kích hoạt.
• Bước 2: Việc đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu tổ chức hoặc người được ủy quyền có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 theo quy định.
• Bước 3: Trong thực tiễn triển khai, người nước ngoài đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 cần có thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú còn giá trị. Tùy theo tư cách và mục đích cư trú, thẻ tạm trú có thể được cấp theo diện lao động, đầu tư hoặc các diện khác theo quy định.
• Bước 4: Để xin cấp thẻ tạm trú theo diện lao động, người nước ngoài phải có giấy tờ chứng minh tư cách lao động tương ứng. Đối với diện LĐ2, hồ sơ phải có Giấy phép lao động còn hiệu lực; đối với diện LĐ1, phải có giấy tờ chứng minh người nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động theo quy định.

Trong thực tế, một số doanh nghiệp FDI có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài có thể gặp khó khăn khi đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức, đặc biệt trong trường hợp người đại diện chưa được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 2 và doanh nghiệp chưa bố trí được người được ủy quyền đáp ứng điều kiện thực hiện thủ tục.

Nếu người đại diện đang cư trú theo diện lao động, chưa có giấy phép lao động và vì vậy chưa đủ hồ sơ xin thẻ tạm trú diện lao động, doanh nghiệp có thể phát sinh chuỗi vướng mắc giữa thủ tục giấy phép lao động, cư trú và định danh điện tử. Tuy nhiên, tình trạng này không mặc nhiên phát sinh đối với mọi doanh nghiệp FDI mà cần được đánh giá dựa trên tư cách đầu tư, lao động, cư trú và cơ cấu đại diện của từng doanh nghiệp.

2. Những rủi ro pháp lý và hệ luỵ thực tế đối với doanh nghiệp FDI:

Khi phát sinh chuỗi vướng mắc nêu trên mà không có phương án xử lý kịp thời, doanh nghiệp và người lao động có thể phải đối mặt với các rủi ro pháp lý sau:

• Khó khăn trong sử dụng nhân sự nước ngoài: Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nộp hồ sơ xin cấp mới hoặc gia hạn Giấy phép lao động cho các nhân sự nước ngoài khác trong công ty.
• Rủi ro xử phạt vi phạm hành chính: Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

          + Đối với người lao động nước ngoài: Hành vi làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng và áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất.

          + Đối với người sử dụng lao động (tổ chức): Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân (theo quy định tại khoản 1 Điều 6 và khoản 4 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP), cụ thể:

                         – Từ 60.000.000 đến 90.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 đến 10 người;

                         – Từ 90.000.000 đến 120.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 đến 20 người;

                         – Từ 120.000.000 đến 150.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.

• Ảnh hưởng đến các thủ tục hành chính khác: Việc chậm trễ đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức có thể gián tiếp làm chậm tiến độ thực hiện các thủ tục hành chính khác của doanh nghiệp trên môi trường điện tử.

3. Các giải pháp hỗ trợ từ Võ & Cộng sự

Việc xác định đúng tư cách lao động, cư trú và chủ thể có thẩm quyền đăng ký tài khoản định danh điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế gián đoạn hoạt động và quản lý nhân sự nước ngoài của doanh nghiệp

Tại Công ty Luật TNHH Võ & Cộng sự, đội ngũ Luật sư am hiểu thực tiễn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp để phân tích hồ sơ, thiết lập lộ trình tối ưu và hỗ trợ giải quyết các vướng mắc pháp lý hiện hành thông qua các dịch vụ chuyên sâu:

• Kiểm tra và Đánh giá tình trạng pháp lý của hồ sơ: Xác định chính xác tình trạng thực tế của doanh nghiệp để xây dựng phương án xử lý phù hợp và hợp pháp. 
• Đại diện thực hiện các thủ tục hành chính: Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục xin cấp mới, gia hạn Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú và đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức. 
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước: Đại diện doanh nghiệp làm việc, giải trình và bổ sung hồ sơ với cơ quan có thẩm quyền theo đúng trình tự pháp luật nhằm hạn chế nguy cơ gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ chuyên sâu:

📞 Hotline: 0909 865 891 (Zalo, WhatsApp)

✉️ Email: hello@vo-associates.vn

🌐 Website: https://vo-associates.vn

🏢 Địa chỉ: Phòng 105, Tầng 1, Tòa nhà Cityview, 12 Mạc Đĩnh Chi, Phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh

Trân trọng.

Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo chung, không phải là tư vấn pháp lý chính thức và không làm phát sinh quan hệ luật sư – khách hàng. Doanh nghiệp và cá nhân nên tham khảo ý kiến tư vấn chuyên môn đối với từng trường hợp cụ thể trước khi áp dụng vào các trường hợp cụ thể.