Xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi bị giả mạo chữ ký

Hiện nay, vấn đề giả mạo chữ ký đã và đang được các đối tượng thực hiện một cách vô cùng tinh vi nhằm qua mắt cơ quan chức năng. Cụ thể là việc giả mạo chữ ký trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Vậy pháp luật quy định cụ thể ra sao, chế tài xử lý như thế nào? Hãy cùng Võ & Cộng sự làm rõ hơn trong bài viết “xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp giả mạo chữ ký” dưới đây.

1. Căn cứ pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư

2. Quy định của pháp luật về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp giả mạo chữ ký:

Trong quy định của pháp luật hiện nay, chưa có một quy định cụ thể về khái niệm giả mạo, pháp luật quy định trong trường hợp khác nhau, chẳng hạn giả mạo con dấu, giả mạo chữ ký, giả mạo giấy tờ… Theo từ điển Tiếng Việt, hành vi giả mạo là “tạo ra cái không thực để đánh lừa”. Tương tự như vấn đề về “giả mạo”, khái niệm về “chữ ký” cũng chưa được pháp luật quy định cụ thể, theo Wikipedia, “chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người. Chữ ký thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý…. với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người đó.”. Có nhiều loại chữ ký khác nhau, như chữ ký tắt, chữ ký nháy. Theo đó, việc giả mạo chữ ký của một ai đó chính là dùng thân phận của người chủ chữ ký để thực hiện các hành vi trục lợi cho người thực hiện hành vi giả mạo.

Trên thực tế, vấn đề giả mạo chữ ký được thực hiện ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Sẽ tùy vào từng lĩnh vực mà người thực hiện hành vi giả mạo chữ ký sẽ phải gánh chịu những mức xử phạt khác nhau. Trường hợp giả mạo chữ ký trong hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm được quy định cụ thể là “Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo chữ ký của người yêu cầu đăng ký trong phiếu yêu cầu đăng ký hoặc chữ ký trong văn bản thông báo về việc kê biên hoặc giải toả kê biên tài sản để thi hành án dân sự”. Đây là mức xử phạt được quy định trong Điều 54 Nghị định 82/2020/NĐ-CP. Hoặc là giả mạo chữ ký trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, cũng được quy định là “trong lĩnh vực quyền tác giả và quyền liên quan đến quyền tác giả, người nào có hành vi giả mạo chữ ký của tác giả trên tác phẩm của do tác giả sáng tác ra thì bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng. Đây là mức xử phạt hành chính được quy định trong Nghị định 341/2025/NĐ-CP xử phạt hành chính về quyền tác giả và quyền liên quan”. Hoặc trong lĩnh vực Tư pháp căn cứ theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định sẽ phạt tiền “Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau “giả mạo chữ ký của người yêu cầu công chứng”.

Trong lĩnh vực doanh nghiệp, không có quy định cụ thể về “giả mạo chữ ký”, mà nội dung này được quy định ở mục “nội dung kê khai trong hồ sơ Đăng ký doanh nghiệp là giả mạo”, được quy định tại Điều 212 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó nếu có hành vi giả mạo trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định chế tài như sau: “trường hợp nội dung kê khai trong Hồ sơ Doanh nghiệp là giả mạo thì Doanh nghiệp sẽ bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”.

Căn cứ tại điều 68 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo được quy định như sau:

Khi một cá nhân, một tổ chức có căn cứ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có hành vi giả mạo thì có quyền đề nghị Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để đề nghị thu hồi theo quy định, tuy nhiên phải có các tài liệu chứng minh được về hành vi giả mạo này. Căn cứ vào khoản 1 điều 68 Nghị định 168/2025/NĐ-CP: “Trường hợp có căn cứ xác định nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo thì tổ chức, cá nhân liên quan gửi văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để đề nghị thu hồi theo quy định. Tổ chức, cá nhân đề nghị thu hồi có trách nhiệm cung cấp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh một trong các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều này.”

Theo quy định của pháp luật, tại khoản 2 điều 68 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Văn bản xác định nội dung kê khai trong Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp giả mạo gồm:

• Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc văn bản do cơ quan có thẩm quyền đó cấp bị giả mạo;
• Bản sao hoặc bản chính văn bản trả lời của cơ quan công an về việc nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo.

Đối với trường hợp giả mạo chữ ký, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gởi hồ sơ đến cơ quan công an để thực hiện thẩm định chữ ký. Cơ quan Công an có trách nhiệm trả lời bằng văn bản về kết quả xác định theo yêu cầu của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

Căn cứ vào kết luận của cơ quan Công an, phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục được quy định cụ thể tại khoản 1 điều 69 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

“a) Trường hợp nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp là giả mạo, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp và quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 68 Nghị định này;

b) Trường hợp nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là giả mạo, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp và quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của lần đăng ký thay đổi hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được cấp trên cơ sở nội dung kê khai là giả mạo trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 68 Nghị định này. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở hồ sơ hợp lệ liền kề trước hồ sơ đăng ký có nội dung kê khai là giả mạo. Doanh nghiệp có thể gộp các nội dung thay đổi hợp pháp của hồ sơ đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi có nội dung kê khai là giả mạo và các lần đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi sau đó trong một bộ hồ sơ để được cấp một lần đăng ký thay đổi, xác nhận thay đổi mới.”

3. Xử phạt hành chính đối với vấn đề giả mạo trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Bất kỳ một hành vi phạm pháp nào cũng sẽ được pháp luật xử lý một cách nghiêm minh. Bởi lẽ các hành vi này động cơ như thế nào, tính chất, hậu quả ra sao vẫn sẽ mang lại một hệ lụy rất lớn. Đối với hành vi giả mạo trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, pháp luật quy định cụ thể như sau: căn  cứ vào điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về “vi phạm về kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp” các hành vi giả mạo sẽ bị “Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.”

Mọi vấn đề cụ thể, Quý khách hàng có thể liên hệ với Võ & Cộng Sự để được tư vấn chi tiết.

Thông tin liên hệ:

📞 Hotline: 0909 865 891 (Zalo, WhatsApp)

📧 Email: hello@vo-associates.vn

🌐 Website: https://vo-associates.vn

🏢 Địa chỉ: Phòng 105, Tầng 1, Tòa nhà Cityview, 12 Mạc Đĩnh Chi, Phường Sài Gòn, TP. HCM

Trân trọng,

Võ & Associates